5 pasos para un efectivo rediseño de procesos

El rediseño de procesos consiste, en esencia, en buscar formas para mejorar el desempeño de los procesos existentes, procurando conseguir una reducción de costos y una mejora de la productividad, entre otros beneficios.

Implementar cambios de esta escala no es un proyecto que deba tomarse a ligera, es importante que la organización tenga claro los objetivos y resultados esperados, y considere tanto los beneficios como las posibles desventajas en el corto, mediano y largo plazo. Está en la naturaleza humana resistirse a los cambios, de modo que es probable que los empleados tengan reacciones negativas si se realizan modificaciones significativas en el trabajo de la manera incorrecta.

A través de GERENS Consultoría hemos desarrollado diferentes proyectos para ayudar a las organizaciones en la mejora y rediseño de sus procesos. A continuación compartimos algunas ideas sobre aspectos que es importante no perder de vista en estos proyectos.

1. Establecer metas claras

Un aspecto central de estos proyectos es definir objetivos específicos. La forma en que se va a realiza el mapeo y rediseño de los procesos es importante, pero solo una vez que se han establecido con claridad los resultados.  De esta manera, se debe garantizar que todas las tareas se realicen como parte del esfuerzo de rediseñar los procesos estén alineadas con los objetivos que espera alcanzar la organización. Por ejemplo, si lo que desea es mejorar la seguridad de la información, entonces los cambios a diseñar en los procesos relevantes deben considerar necesariamente las alternativas que permitan cumplir con este objetivo, debiendo analizar todos los procesos, subprocesos o actividades necesarias,  desde el restablecimiento de contraseñas hasta cómo se imprimen los documentos estratégicos.

2. Identificar y priorizar cada proceso

Puede ser una tarea muy ardua seguir el rastro a todos los procesos, pero es esencial mantener una lista clara y actualizada de ellos. Si no se tiene este mapeo y/o inventario de los procesos centrales de la organización se podrían dejar de lado cambios relevantes para conseguir los objetivos y beneficios que se desea en la organización.

3. Que la captura y procesamiento de información sea una parte rutinaria del trabajo

El rediseño de procesos necesita contar con información para analizar el desempeño de los mismos, identificar oportunidades de mejora, estimar los beneficios y costos de los cambios. Es recomendable que el registro y reporte de esta información sea parte de los procesos en marcha, de manera que no sea necesario crear labores extra solo para el trabajo de rediseño de procesos. Si la información fluye como parte del día a día de la organización será más simple la gestión posterior de nuevos procesos y analizar lo que está sucediendo alrededor.

En caso lo anterior no esté sucediendo, podemos estar frente a un cambio a implementar en los procesos que agregará mucho valor. En vez de crear un proceso adicional para capturar información mientras un proceso está en marcha, se debe cambiar el proceso inicial para que la información que se capturó sea incorporada a él. Es una forma fácil de clarificar la cantidad de tiempo, energía e información requerida.

4. Un solo flujo de trabajo

En lugar de separar las nuevas actividades y los cambios en flujos separados entre sí, es recomendable integrarlas, en la medida de lo posible, en un solo flujo de trabajo que se desarrolla a lo largo de la organización. Cuando se habla de rediseñar los procesos empresariales, nos referimos a racionalizar y consolidar todas las actividades en la empresa que sean relevantes para ese proceso, con una visión integral de su funcionamiento actual y el que se obtendrá con las mejoras que se están evaluando.

Esto también aplica para las actividades que se desarrollan por terceros o contratistas. No se les debe excluir del análisis del flujo de trabajo, es recomendable mapearlos como parte integral del funcionamiento de la organización.

5. Empoderar a las personas que controlan los procesos

Este es un paso bastante simple pero en mucho casos complejo de implementar: las personas encargadas de los procesos deben tener el poder de tomar decisiones respecto a los mismos. Si se requiere de 3 niveles de aprobación para un proceso simple y de rutina, es importante preguntarse por qué sucede esto. Al mejorar un proceso se debe procurar eliminar las actividades innecesarias y en la medida de los posible crear un simple sistema de aprobación.

Los proyectos de rediseño de procesos deben ser claros, concisos y controlados. Un factor crítico para su éxito es la participación de las personas con experiencia y conocimiento profundo del funcionamiento de la organización. Esto es relevante en la fase de diseño de los cambio, y también para desarrollar procesos que sean tangibles y que dichos cambios no solo queden en el papel, y puedan aplicarse a la empresa.

Artículo adaptado y traducido de https://blog.ext.hp.com/t5/BusinessBlog/ct-p/en

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