¿Qué es un proyecto de mejora continua?
Un proyecto de mejora continua, o Kaizen, es un método que sirve para identificar oportunidades para simplificar los procedimientos de trabajo y reducir las pérdidas. La práctica se formalizó por la popularidad de los principios Lean/Agile/Kaizen, y ahora es usada por miles de compañías alrededor del mundo para identificar oportunidades de ahorro. Muchas de estas ideas pueden combinarse para obtener excelentes resultados. Por ejemplo, Kaizen y Kanban pueden ir de la mano para facilitar una mejora continua.
Kaizen: una práctica flexible
La mejora continua puede verse como una práctica formal o un conjunto informal de pautas. Muchas compañías han implementado un enfoque más formal basado en la gestión de proyectos y procesos, como son las metodologías Lean/Agile (Kanban, Kaizen, Scrum, XP). Por ejemplo, Kaizen y Kanban se pueden integrar para permitir una mejora continua a través de la visualización del flujo de trabajo. En todas las metodologías Lean/Agile, la mejora continua es un aspecto central, y está enfocada en conseguir altos estándares de servicio al cliente, la reducción de costos, tiempos y reproceso.
Beneficios de la mejora continua en la organización
Agilizar los flujos de trabajo
Trabajar para mejorar constantemente es la mejor forma en la que muchas empresas reducen los gastos generales de operación. La mejora continua es una técnica de mejora Lean que ayuda a simplificar los flujos de trabajo. Los flujos de trabajo eficientes ahorran tiempo y dinero, lo que permite reducir tiempo y esfuerzo desperdiciado. Por ejemplo, los proyectos que implican cambios en los plazos, cambio de prioridades y otras complejidades suelen estar llenos de oportunidades para mejorar.
Reducir costo de proyectos y prevenir excedentes
Es importante que las Oficinas para la Gestión de Proyectos (PMO) conozcan el costo de completar un paquete de trabajo. Por esta razón, la mayoría de las PMO se benefician al conocer el tiempo utilizado para realizar ciertos tipos de trabajos, a fin de estimar las oportunidades de optimizar los recursos. Asimismo, se pueden reducir los costos del proyecto y evitar excedentes utilizando un software de pronóstico. Pronosticar (versus estimar) si las restricciones de un proyecto probablemente cambien, para mejor o peor, es una forma en que las oficinas de gestión de proyectos pueden aumentar su eficacia contribuyendo a la toma de decisiones oportunas en la empresa.
Obtener flexibilidad
Mientras que muchas empresas practican una versión formal de un método Lean / Agile, otras compañías disfrutan de la flexibilidad de la mejora continua reservándose el derecho de desviarse de la práctica cada vez que se necesita un enfoque menos formal. Por ejemplo, los equipos que desean proveer el espacio y tiempo necesarios para la creatividad o la innovación, pueden hacer cumplir el concepto de manera más flexible a medida que buscan nuevas formas de liderar en el mercado.
Cuándo utilizar la mejora continua
Sacrificar la calidad raramente puede justificarse por la capacidad de hacer algo más rápido o barato. Para mantener los estándares de calidad mientras se reduce el tiempo y el costo, las empresas recurren a las formas de trabajo Lean, que incluye la mejora continua.
Al observar las buenas prácticas de mejora continua, las empresas pueden encontrar formas de seguir con sus actividades habituales mientras analizan las oportunidades de mejora a lo largo del camino.
Para las empresas cuyos equipos no pueden practicar la mejora continua a lo largo de su trabajo diario, la siguiente mejor forma de aprovechar el concepto es realizar eventos de mejora continua, también conocidos como eventos de mejora rápida o Value Stream Mapping. Los eventos de este tipo de mejora pueden tardar de uno a cinco días en completarse, dependiendo de la profundidad y la amplitud del tema que se cubrirá. Así mismo, los miembros del equipo generalmente se desprenden de las “tareas pendientes” que ayudan a que los nuevos procesos se establezcan dentro de la organización y requieran una pequeña cantidad de tiempo para poder ejecutarse.
Muchas compañías han adoptado las técnicas de mejora Lean como un estándar mediante el cual se realizan todos los proyectos y trabajos, mientras que otros optan por mantenerlo a distancia. Si bien la mejora continua ayuda a ahorrar dinero a las empresas al ayudar a identificar las ineficiencias (equipos de proyectos con muchos niveles de administración o equipos de fabricación cuyos movimientos equivalen a dinero), otras compañías pueden percibirla de forma diferente. Después de años de haber sido promocionadas como la forma más beneficiosa de ahorrar en costos de producción, algunas compañías dicen que la filosofía ha puesto restricciones inesperadas a la innovación y la creatividad.
Si bien las empresas buscan formas de reducir las pérdidas, a veces el proceso e ideación menos formal, desordenado y creativo puede ser más valioso a largo plazo que ahorrar unos dólares en un proceso en particular. Es imposible ponerle precio a la innovación, por lo tanto, la decisión de una empresa sobre cuánto tiempo dedicar a la mejora continua puede ser compleja. Si una empresa opta por hacer de este proceso parte de su cultura cotidiana, depende de sus necesidades particulares y de los posibles ahorros de costos que pueden surgir como resultado.
Es solo que nadie ha aprovechado esa oportunidad.
Traducido y adaptado de https://leankit.com/
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