9 pasos para rediseñar un proceso comercial deficiente
El rediseño de un proceso de negocios o comercial deficiente genera clientes y empleados más felices, mejores márgenes, tiempos de respuesta más rápidos y más eficiencia… Hay más, pero detengámonos allí. Los procesos optimizados permiten cumplir y superar los objetivos comerciales establecidos.
Los procedimientos generalmente no se vuelven deficientes debido a que sean pobres o por empleados desinteresados en ellos; a menudo tan solo se vuelven deficientes con el tiempo. A medida que una empresa crece y evoluciona, implementa una nueva tecnología o cuando los clientes transforman la forma en que compran servicios y materiales, los procedimientos se vuelven deficientes. Si no se presta atención a la forma en que estos cambios se relacionan entre sí, quedarán desactualizados e ineficaces.
Las organizaciones deben buscar generar una revisión y mejora de sus procesos comerciales de forma constante.
¿Cómo mejorar los procedimientos comerciales deficientes?
-
Identificar el proceso deficiente
Los síntomas de un proceso defectuoso son: los clientes no están contentos; algunas cosas toman demasiado tiempo; las tareas no se realizan de manera correcta o deben corregirse a menudo; frustración del cliente o del empleado; acusación y culpa entre los departamentos; muchas verificaciones y revisiones. Se debe identificar una situación en la que estos síntomas son resaltantes y nombrar la etapa o el departamento donde se están produciendo los síntomas.
-
Identificar el objetivo comercial que se ve afectado
En la consultoría de gestión por procesos o rediseño se debe asegurar la identificación de procedimientos que se alinean con los objetivos comerciales. Es posible descubrir que algunos procesos son simplemente innecesarios o que no son tan importantes para el éxito general de la organización. Si los objetivos comerciales no se establecen y se acuerdan mutuamente, es primordial tener una reunión de procedimientos para identificar los objetivos comerciales. ¿Se identificó ese objetivo? Genial, ahora se puede continuar con los siguientes siete pasos.
-
Escribir cómo se vería o se sentiría el proceso y el resultado perfecto
Todos los involucrados en el rediseño del procedimiento deben acordar cuál es el objetivo hacia el cuál se está trabajando.
-
Entender el proceso deficiente
Se identifican los objetivos comerciales afectados. Ahora, se necesita identificar a los jugadores clave, los colaboradores que cumplen las funciones o labores diariamente. Ellos podrán identificar dónde se está desmoronando el proceso ya que conocen el flujo mejor que nadie.
-
Entender los principios de un rediseño de procesos
Algunas ideas centrales son: organizarse en torno a resultados, no a tareas; reducir el tiempo de espera; disminuir los controles y las revisiones; involucrar a la menor cantidad de gente posible en la realización; eliminar los obstáculos y estandarizar los procesos.
-
Mapear los procesos actuales e identificar los problemas
¿Qué inicia el proceso? ¿Qué lo termina? Se deben enumerar todos los procedimientos intermedios. Examinar los flujos de procedimientos para reconocer las actividades que causan los problemas identificados en el paso 1.
-
Rediseñar el proceso comercial utilizando los principios de Rediseño de Procesos
Se debe considerar las nuevas implicaciones de diseño, usar un software de administración de procesos comerciales y documentar el nuevo diseño. Es simple, usar notas adhesivas y marcadores para dibujar los mapas de procedimientos es una gran opción.
-
Identificar y adquirir los recursos necesarios
Es posible que sea necesario investigar un poco o contratar el servicio de consultoría para comprender qué productos están disponibles y cómo obtener los recursos necesarios para hacer que el nuevo proceso de negocio tenga éxito.
-
Implementar el nuevo proceso comercial rediseñado
La organización debe prepararse para obstáculos como la reducción temporal de productividad debida a la curva de aprendizaje, comunicar y educar a los empleados involucrados, obtener la aceptación de estos y desplegar el nuevo proceso. Éste se debe revisar y actualizar según sea necesario.
Después de hacer un rediseño para procedimientos deficientes y resolver las fallas, los objetivos comerciales son más fáciles de obtener y la próxima deficiencia se podrá ser identificada y corregida de forma más eficiente. Esto es emocionante porque es un proceso repetible que funcionará para cada etapa de negocio que se vuelva deficiente.
Artículo adaptado de: asiowa.com
GERENS ofrece el servicio de consultoría en Mejora de operaciones y procesos. Si tiene alguna consulta sobre nuestras líneas de consultoría, escríbanos al formulario de contacto.
