Los 10 mejores consejos para la mejora continua

1: Reconocer el problema

Para la mayoría de las organizaciones, un cambio en el comportamiento no es algo que ocurra naturalmente. Aunque uno podría pensar que la mejora continua sería una forma de pensar natural para la oficina de gestión de proyectos (Project Management Office, PMO), en realidad pocas PMO tienen una cultura de mejora continua, mucho menos los procesos o las mejores prácticas para facilitarla. Claro, las lecciones aprendidas están documentadas como parte del cierre del proyecto, pero casi siempre son archivadas y olvidadas en lugar de actuar en consecuencia. El primer paso para establecer una mentalidad de mejora continua es reconocer el problema. Es decir, reconocer el hecho de que la organización no tiene, o podría hacerlo mejor, exhibiendo una mentalidad a favor de  la  mejora continua.

2: Establecer una cultura perdurable

Para que la mejora continua funcione, debe haber un enfoque implacable y un compromiso para hacer las cosas bien. La adaptabilidad y un equipo de liderazgo orientado a la acción son componentes inherentes de una cultura de mejora continua. La resistencia al cambio existe en todas las organizaciones hasta cierto punto y debe reconocerse como lo que es, un impedimento para la mejora.

3: Pensar en Kaizen y cruzar el abismo

Muchas personas abogan por el pensamiento y el comportamiento orientado al Kaizen (palabra japonesa que es traducida comúnmente al español como “mejora continua”), donde las pequeñas y continuas mejoras proporcionan enormes beneficios en el rendimiento y los resultados finales logrados a lo largo del tiempo. Otros abogan por una mentalidad de “Cruzar el abismo”, en la que se introducen cambios drásticos que reemplazan por completo la ejecución ineficiente en lugar de mejorarla ligeramente. En una cultura de mejora continua, hay espacio para ambos enfoques. Y a menudo, después de lograr el gran cambio que es posible cuando se implementan las iniciativas de mejora a través del enfoque de “cruzar el abismo”, se requiere una mentalidad Kaizen para refinar, sostener y mejorar continuamente ese cambio.

4: Facilitar el pensamiento centrado en el proceso

El pensamiento centrado en el proceso o la gestión por procesos no tiene que ser demasiado complejo. A veces, todo lo que se necesita es un examen reflexivo para descubrir áreas importantes de mejora. En lugar de tolerar o repetir errores, se debe facilitar el pensamiento centrado en el proceso para mejorar, corregir y superar continuamente las dificultades de ejecución.

5: Educar en el lugar de trabajo

Al igual que cualquier otra estrategia comercial, la educación continua en el lugar de trabajo es fundamental para establecer conciencia, desarrollar habilidades e institucionalizar la mentalidad y los comportamientos necesarios para lograr un cambio efectivo. No es diferente con la mejora continua. Espere y supere la resistencia al cambio con el entrenamiento continuo, el refuerzo de los comportamientos esperados y el reconocimiento de aquellos que están aprendiendo y haciendo.

6: Asegurar un intercambio de ideas sin penalidades

En muchas organizaciones, expresar las opiniones propias sobre cómo hacer las cosas mejor puede no ser una actividad bienvenida. La gerencia puede sentirse amenazada o presionada para actuar y por ende se obtiene una resistencia inmediata. Y, aquellos que expresan sus ideas pueden ser vistos como descontentos o creadores de problemas. En tal ambiente, no toma mucho tiempo reprimir el entusiasmo y la participación de quienes tienen un pensamiento orientado a la mejora. Garantizar un intercambio de ideas libre de penalidades es beneficioso tanto para el que da como para quien recibe nuevas ideas y enfoques. Además con esta actitud positiva se asegurará un intercambio seguro de ideas y pensamientos.

7: Utilizar un enfoque coherente para los proyectos

Un enfoque coherente y estructurado para la identificación y ejecución de proyectos proporcionará a la organización la capacidad de identificar, seleccionar y gestionar proyectos de mejora continua. La gestión de proyectos en el proceso de mejora continua también debe proporcionar pasos posteriores al proceso de cierre del proyecto, de manera que se pueda perfeccionar continuamente la metodología de mejora y actuar sobre las lecciones aprendidas del esfuerzo del proyecto.

8: Medir el rendimiento

No es posible mejorar lo que no se mide, así que utilice los indicadores de gestión que sean necesarios para determinar de antemano el enfoque y las técnicas que se utilizarán en las mediciones. Los cuadros de mando pueden ser útiles para supervisar los indicadores claves de rendimiento en los procesos que sirven como apoyo para el cumplimiento de los objetivos y en el desempeño.

9: Planificación de la comunicación

Se deben asegurar comunicaciones regulares para fomentar las interacciones colaborativas entre los líderes, las partes interesadas y los profesionales en todos los niveles de la organización. Igualmente, se tienen que aprovechar las técnicas de comunicación apropiadas para transmitir la información. Cuando sea necesario, se necesitan programar reuniones cara a cara y, cuando no sea necesario, se pueden utilizar las herramientas de comunicación que la tecnología pone en nuestras manos para mantener a todos los miembros actualizados e involucrados.

10: Establecer los valores centrales

Establecer los valores centrales que conforman la cultura de la mejora continua, entre ellos: el enfoque al servicio al cliente, el trabajo en equipo y la receptividad a los conceptos y herramientas de la mejora continua que están en constante evolución. Estos valores centrales crearán un sentido de pertenencia y una visión común para todos los involucrados.

Adaptado de: projectmanagement.com

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