Mejorando la eficiencia del Proceso de Planificación Estratégica

En GERENS Consultoría somos expertos en el proceso de planificación estratégica (SPP)  y podemos trabajar también con las instituciones del sector público para actualizar el Plan Estratégico Institucional – PEI. Actualmente, muchas organizaciones en el mundo, se están preparando para el proceso de planificación estratégica anual. A continuación, se presentarán las áreas que dificultan la creación de un PEI exitoso.

Mejorar la eficiencia del Proceso de Planificación Estratégica

En el artículo anterior “los 3 verdaderos beneficios de un plan estratégico institucional” se abordaron los beneficios conocidos y los menos populares de la planificación estratégica. Hoy se verán las deficiencias en el proceso de planificación estratégica y cómo pueden ser resueltas. La critica más común en torno a este tópico es que el proceso de planificación estratégica es demasiado burocrático, desperdicia mucho tiempo y recopila una gran cantidad de datos que no son relevantes. La buena noticia es que todo esto es fácilmente reparable.

La complejidad organizacional impulsa la complejidad del plan estratégico

Cuanto más grande y más compleja sea la organización, más tiempo tendrá que dedicarle a poner en forma el PE. Una organización matricial con múltiples líneas de productos y presencia en los mercados extranjeros incurre en una mayor complejidad (por ejemplo, tipos de cambio y asignación de capital) que una compañía pequeña y local de un solo producto. Además, una compañía que ha crecido muy rápido, en particular a través de adquisiciones, es propensa a una complejidad adicional ya que la organización intenta ponerse al día con la realidad en los esfuerzos de planificación.

¿Por qué el proceso de planificación estratégica a menudo se percibe como lento y engorroso, sin importar el tamaño de la empresa? Porque esa es su naturaleza. Necesita iteraciones de orientación descendente y trabajo ascendente para llegar a un plan bueno y equilibrado. Aún así, a menudo hay cuatro tipos de dificultades:

• El plan es híbrido, estratégico y de naturaleza financiera.
• Sobrecarga de recolección de datos
• Costos desconocidos u ocultos del proceso de planificación
• Gestión poco profesional o ineficiente del departamento de planificación estratégica

Híbrido, estratégico y de naturaleza financiera

La oficina de planificación estratégica puede ser parte del departamento de estrategia o de finanzas, o ser una unidad independiente. De cualquier manera, está estrechamente vinculada a las finanzas. Eso es necesario, pero plantea un problema ya que cada departamento tiene su propio conjunto de métricas y temas que le gustaría priorizar.

Finanzas quiere números detallados y pronósticos de varios años. El área de estrategia podría pensar más en términos de proyectos e inversiones en etapas múltiples, a menudo aceptando incertidumbres competitivas e ideas del tipo “qué pasaría si”. Existe un poco de tensión incorporada sobre qué datos se deben recopilar y qué sería bueno tener.

Gerens Consultoría, al contar con una línea de planificación estratégica, considera útil trabajar con el área de finanzas para priorizar conjuntamente los recursos requerido para implementar el Plan Estratégico- PE para reducir los supuestos y eliminar inconsistencias. De hecho, uno de los factores de éxito para un planificador estratégico es crear una excelente relación con el área financiera.

Sobrecarga de recolección de datos

Las organizaciones añaden nuevos requerimientos de información para sus planes estratégicos a lo largo de los años, y a menudo no eliminan las métricas más antiguas (y potencialmente desactualizadas). La mejor manera de enfocarse en lo que es necesario es que el jefe de planificación estratégica revise de manera exhaustiva, cada año, antes de que comience el proceso y sugiera ideas para mejorar los indicadores y simplificar los requerimientos de información.

Asumiendo que el proceso de revisión y ajuste del plan estratégico se realiza el primer trimestre del año, este es el mejor momento para asegurarse de que se cumple con los estándares esperados para obtener la aceptación necesaria de todas las partes interesadas (por ejemplo, marketing, informática, director financiero). A veces hay una solución fácil. Muchas veces las solicitudes de información son separables del plan estratégico y pueden manejarse con un enfoque ad hoc, ya que los departamentos las recopilan a través de diferentes procedimientos fuera del proceso de planificación estratégica, por lo que ya están ampliamente disponibles sin necesidad de duplicación en el plan. En caso de duda, menos es más: el ser receptivo con las preguntas y el feedback de los departamentos y  las unidades de negocio, durante el proceso de planificación estratégica, evitará complejidades innecesarias y será más fácil ceñirse al plan.

Costos ocultos del proceso de planificación estratégica

No conozco ninguna compañía que haga cálculos sobre cuánto gasta en el proceso de planeamiento estratégico. Cada plantilla o métrica requerida debe ser revisada, calculada, verificada y colocada en una hoja de Excel. Por lo general, los departamentos centrales no ven los costos que imponen a la organización, y nadie completa una hoja de asistencia o no se registran las horas de trabajo adicional.

Los requerimientos de información que implican una inversión de tiempo en lo que a menudo se perciben como solicitudes espurias, pueden engendrar descontento con todo el proceso. La reducción de los requisitos de recopilación de datos tendrá un efecto sobredimensionado en el tiempo dedicado. El planificador estratégico debe verificar los costos-beneficios de cada solicitud de información. Según mi experiencia, a menudo las solicitudes aparentemente pequeñas o complementarias causan la mayor cantidad de trabajo.

Por ejemplo, los países pueden medir las cosas de forma diferente. La búsqueda de estandarizar, aunque loable, podría generar muchos problemas para el país que intenta traducir las métricas a lo que la oficina central requiere. Puede ser mucho más fácil usar lo que tienen, y estimar o tomar nota de la diferencia. Es mejor enfocarse en las 10 métricas clave que son cruciales para el desarrollo estratégico y el plan financiero que usar 100 métricas, la mayoría de las cuales son costosas de producir y en algunos casos no agregan valor.

Dirigir profesionalmente el departamento de planificación estratégica

Como planificador estratégico, me aseguré de que nuestra unidad tuviera reglas de compromiso vigentes: respuestas rápidas a consultas y correos electrónicos; un objetivo de 0 por ciento de cálculos defectuosos; y la finalización oportuna de todas las tareas con transparencia y accesibilidad a los interesados. Para ayudar a lograr estos objetivos, nuestra unidad proporcionó solo instrucciones probadas y fáciles de entender para recabar información financiera y estratégica, trazó líneas de tiempo generosas al principio del proceso y mantuvo una actitud de ayuda general.

Al liderar un proceso de planeamiento estratégico de manera profesional, alentamos a las otras unidades de negocios a hacer lo mismo. Se construye la buena voluntad, se reducen los tiempos de entrega y los ocasionales problemas pueden resolverse en una atmósfera de confianza, a pesar de la presión de ejecutar el plan estratégico.

Un proceso de planificación estratégica puede ejecutarse de manera eficiente sin comprometer la calidad del plan. De hecho, un proceso más estrictamente dirigido y profesional debería producir un mejor plan, ya que la organización se centra más en lo que es importante y esta se mantiene comprometida en lugar de verse desanimada por requisitos onerosos.
¿El proceso de planificación estratégica de su empresa se ejecuta de manera eficiente?

Conclusiones para recordar:

• El proceso de planeamiento estratégico requiere de la colaboración de muchos departamentos y esto crea tensión por la cantidad de datos o información que se debe recopilar.
• El planificador estratégico debe verificar la relación entre costos y beneficios de cada solicitud de información ya que incluso las pequeñas solicitudes complementarias pueden requerir una gran cantidad de trabajo.
• Mientras más profesional sea la gestión del departamento de planificación estratégica, más fluido y exitoso será el proceso de planificación.

Artículo traducido y adaptado de: linkedin.com

GERENS ofrece el servicio de consultoría para fortalecer el Plan Estratégico Institucional – PEI en las organizaciones. Si tiene alguna duda sobre nuestras líneas de consultoría, escríbanos al formulario de contacto.