Gestión Tradicional vs Gestión por Procesos BPM

En Gerens Consultoría implementamos sistemas de gestión basados en procesos para mejorar los resultados de su organización. A menudo se nos pide comparar la Gestión por Procesos BPM (Business Process Management, BPM) con la gestión basada en estructuras de organización más tradicionales, verticales y jerárquicas.

Lo que sigue es una comparación el enfoque tradicional y la gestión por procesos BPM.

1. Estructura

Tradicionalmente, la estructura de la organización está alineada por gerencias, departamentos, que tienen funciones específica. A través de la gestión por procesos BPM, la organización se alinea alrededor de los procesos de negocio, tareas y conocimiento. Al estructurarse en torno a los proceso, la organización puede funcionar mejor, relacionar las responsabilidades directamente con el flujo de trabajo y responsabilizar a las personas de los resultados significativos basados en las actividades.

2. Flujo de trabajo

En una organización tradicional, el flujo de trabajo generalmente no está definido o, en ocasiones, se define únicamente a través de la arquitectura de las tecnologías de la información (TI). Bajo la gestión por procesos BPM, el flujo de trabajo está específicamente estandarizado a través de los procesos definidos por los empleados. Al involucrar a quiénes hacen el trabajo directamente para definirlo y mejorarlo, la organización aprovecha los recursos humanos que son capaces de aportar mucho más valor de lo que se suele ver.

3. Responsabilidad

La rendición de cuentas se define tradicionalmente a través de una estructura de organización jerárquica descendente, con responsabilidades asignadas: de vicepresidente a director, de director a gerente, de gerente  a supervisor, de supervisor a empleado de primera línea. La responsabilidad en una organización gestionada por procesos BPM tiene muchas menos capas y está definida por el propietario de la empresa, el propietario de los sistemas de negocios  y el dueño del proceso. Al aligerar la estructura, la organización puede ahorrar costosos gastos generales y asignar responsabilidades directamente basadas en los procesos de negocios.

4. Límites

En una organización tradicional, es frecuente encontrar departamentos que operan como silos generando barreras que deben ser sobrepasadas. En la gestión por procesos se definen claramente los límites pero las necesidades del cliente son bien entendidas y documentadas. Casi el 20% de todas las oportunidades de mejora provienen de límites poco claros y sin especificaciones, conducen a proveedores internos que no satisfacen las necesidades de sus clientes internos. La falta de especificaciones de los límites representa uno de los problemas más comunes y difíciles para mejorar el desempeño de la organización.

5. Conocimiento

En una organización tradicional el conocimiento por lo general se concentra y se centraliza. A menudo, los empleados de primera línea construyen una cerca alrededor del conocimiento y éste se trata de manera “reservada” para proteger el trabajo individual y los intereses personales. A través de la gestión por procesos BPM, el conocimiento se documenta, comparte y distribuye; es transparente y se almacena en el punto de uso. La gestión del conocimiento basada en gestión BPM hace que los valiosos activos de propiedad intelectual que pertenecen a la organización estén disponibles para todos los que lo necesiten.

6. Métricas

La medición del desempeño se gestiona tradicionalmente a nivel departamental, generalmente en forma de indicadores de desempeño.  Estas medidas son rezagadas y reactivas. Con la gestión Business Process Management, las métricas de desempeño de la organización se capturan y supervisan a nivel del proceso de negocios, lo que proporciona indicadores proactivos y que muestran tendencias del negocio.

7. Mejoramiento

En una organización tradicional, la mejora del desempeño generalmente se gestiona como una serie de proyectos diseñados para abordar problemas aislados. Estos proyectos se tratan como eventos discretos diseñados para resolver un problema específico. La mejora del rendimiento a través de la gestión por procesos BPM se ejecuta como una serie continua de proyectos para el mejoramiento de sistemas y procesos de negocios con un propósito interminable. Los proyectos están diseñados para mejorar un sistema o proceso que brinde una mejor experiencia al cliente.

8. Experiencia del cliente

El enfoque de gestión tradicional suele ser solo para el cliente externo. A través de la gestión por procesos BPM, los procesos de negocios se crean y se vinculan mediante una serie de necesidades de clientes internos alineadas con las exigencias de los clientes externos.

9. Cumplimiento

La gestión tradicional generalmente se basa en Procedimientos Operativos Estándar (SOP: Standar Operating Procedures) que son engorrosos de crear, difíciles de mantener y poco útiles para la organización. Los requisitos de cumplimiento en la gestión por procesos BPM se aborda a través de diagramas de sistemas de negocios y mapas de procesos de negocios, que tienen la ventaja de no solo lograr estándares de cumplimiento sino también mejorar el desempeño adicional. Los mapas de proceso son mucho más fáciles de construir y mantener que los SOP.

10. Estrategia

La ejecución de la estrategia a menudo es difícil de implementar en una organización tradicional, ya que el liderazgo no ha establecido las relaciones de causa y efecto entre las estrategias deseadas y la ejecución real. A través de la gestión por procesos BPM, la ejecución de la estrategia se vuelve mucho más sencilla ya que el equipo de desarrollo organizacional o liderazgo organizacional comprende plenamente la capacidad y las relaciones de causa y efecto entre los sistemas, procesos y la mejora del flujo de trabajo necesario para hacer realidad la intención estratégica.

Business Process Management (BPM) o Gestión por procesos BPM

En Gerens Consultoría concluimos que la gestión por procesos BPM (Business Process Management,BPM) produce una mejora de rendimiento sustancial y sostenible sobre una gestión basada en  la estructura de la organización tradicional. Mediante la documentación activa, el análisis, la mejora y el mantenimiento de los sistemas y procesos comerciales, la organización se encuentra en una excelente posición para mejorar de forma sistemática tanto la eficiencia como la eficacia y, al mismo tiempo, proporcionar una experiencia superior al cliente.

GERENS CONSULTORÍA trabaja estrechamente con los clientes para adecuar los procesos y estructura organizativa de manera que apoyen efectivamente en la implementación de la gestión por procesos BPM. Si deseas más información sobre nuestros servicios puedes contactarnos y con gusto te responderemos a la brevedad.