¿Cómo se puede desarrollar el rediseño organizacional?
A través de GERENS Consultoría se han completado varios proyectos de rediseño de la estructura de organizaciones privadas y públicas. En líneas generales, estos procesos de rediseño se desarrollan siguiendo cuatro fases: Determinar el camino, Desarrollar el diseño, Planear la implementación, Implementar y evaluar.
En cada fase se abordan dos grupos de temas referidos a la estructura de la organización: aspectos hard (como los procesos, relaciones de subordinación, grado de control, etc.) y aspectos soft (como son los patrones de comportamiento, liderazgo, manejo de los cambios). El éxito podría desvanecerse si estos temas no son abordados de manera oportuna y adecuada en cada fase.
Fase 1: Determinar la dirección del diseño
Una vez que se decida que la organización necesita un rediseño, la primera tarea es definir qué se quiere lograr con este. En esta etapa, es recomendable articular un razonamiento convincente para el cambio y la visión inspiracional del futuro.
Consideraciones Hard:
Primero, es necesario completar un análisis del estado actual. Esto significa poder responder, entre otras, las siguientes preguntas: ¿Qué es lo que está y no está funcionando? ¿Qué razones fundamentan la reorganización? ¿Son buenas razones? ¿Cuáles son los requisitos del cliente y las estrategias empresariales que se necesitan? ¿Cómo el rediseño afectará el flujo de trabajo?
La implementación del rediseño organizacional debe lograr diversos resultados positivos en la empresa, como claridad en la asignación de responsabilidades, eficiencia o desarrollo de nuevos mercados. Los criterios de diseño permiten guiar este proceso, evaluar las opciones y eventualmente medir el éxito de todo el esfuerzo.
Consideraciones Soft:
Es más probable que las personas adquieran algo que fue creado en base a sus opiniones y sugerencias, así que es recomendable el involucramiento de los accionistas, expertos en la materia, gerentes y empleados tanto como sea posible. A veces, debido a la naturaleza estratégica de este cambio, el proceso debe llevarse a cabo con pocos empleados al tanto de este proyecto. En esos casos, se debe pensar bien la estrategia de comunicación para evitar rumores (posibles despidos, favoritismo, etc.), que podrían perjudicar el rendimiento durante el proceso.
Fase 2: Desarrollar el diseño
Este es el momento de pensar en opciones, evaluarlas frente a los criterios de diseño y comenzar a desarrollar los detalles que añadirán al nuevo boceto.
Consideraciones Hard:
Por lo general se pueden aplicar cuatro niveles de diseño. Primero, están las agrupaciones generales que reflejan la capa superior de la organización. Esta es la parte del diseño organizacional que se conecta a la estrategia de negocios y permite a la organización a brindar sus capacidades más importantes. Segundo, se encuentra la estructura de la gestión. Esta parte del diseño se relaciona con los periodos de control y centralización / descentralización de la toma de decisiones. En tercer lugar está el diseño de roles, que define lo que cada persona hace.
Finalmente, junto con la determinación de responsabilidades individuales, es imperativo considerar y tomar decisiones sobre la coordinación lateral, que se refiere a coordinación interdepartamental (alineación horizontal) y se debe tomar en cuenta la forma en que el trabajo está conectado entre departamentos
Consideraciones Soft:
Es importante el involucramiento de los empleados / directivos. Esto ayudará a que se tenga una visión completa sobre cómo se realiza el trabajo o se realizará en la nueva estructura.
Fase 3: Planificar la implementación
Una razón común por la cual el rediseño falla es pensar que el trabajo terminó cuando se aprueba / anuncia el nuevo diseño. Es todo lo contrario, es en ese momento cuando recién empieza el verdadero trabajo. Esta es la razón por la que se debe ser muy cuidadoso y considerado al planificar una implementación.
Consideraciones Hard:
El nuevo organigrama es solo la punta del iceberg. Aún se deben tomar las decisiones concernientes a medición del rendimiento, procesos de trabajo, ajustes físicos, etc. Además, el plan para mover la organización al futuro deseado tendrá que trabajarse.
Consideraciones Soft:
El plan de implementación tiene que tomar en cuenta la preparación y capacidad de la organización para absorber e integrar el cambio. No se puede ir muy lento porque causaría una pérdida de impulso, pero tampoco se puede ir tan rápido ya que la organización se desmoronaría por la presión. También se debe considerar cómo se anticipará y gestionará la resistencia al cambio.
Fase 4: Implementación y evaluación
Las 3 fases anteriores son fundamentales para poder proceder a esta cuarta y última fase, si no se cumplieron al pie de la letra, vuelve a intentarlo. Una vez que todo lo anterior esté en orden, es decir, una vez que se haya analizado, diseñado y considerado diferentes factores, es momento de actuar.
Consideraciones Hard:
Es esencial definir las métricas más adecuadas para monitorear el progreso de la implementación y poder hacer las correcciones cuando sean necesarias.
Consideraciones Soft:
El comportamiento y desempeño que se alinea con la dirección recogida en el nuevo diseño organizacional debe adoptarse y recompensarse, especialmente en roles de liderazgo clave.
Moverse a través de las fases del diseño organizacional requiere un balance delicado entre la reflexión y análisis, y la ejecución de acciones decisivas. Demasiado análisis causará que se pierdan oportunidades y credibilidad, pero actuar sin tomar las debidas consideraciones también es riesgoso debido a la cantidad de trabajo adicional y a un mayor riesgo de fracaso.
Artículo traducido y adaptado de: acceleraconsultinggroup.com
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